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Dateiverwaltung

Freigeben

freigabe

Die Freigabe einer Datei bedeutet, sie auch für die Außenwelt sichtbar zu machen. Um dies zu erreichen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Sie können über den Menüpunkt "Workflow" die Datei einer anderen Person oder Benutzergruppe zuweisen, indem Sie die Datei dem gewünschten Personenkreis bwz. der gewünschten Person durch "Geben" zuweisen.

Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Freigabe. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und gehen Sie über den Menüpunkt "Workflow". Darunter finden Sie "Freigeben" womit sie die ausgewählte Datei freigeben können. Bitte Beachten Sie hierbei, dass Sie die erforderlichen Pflichtfelder der ausgewählten Datei ausgefüllt haben müssen, bevor diese für eine Freigabe zur Verfügung steht.

Wenn Sie mehrere Dateien freigeben möchten, bietet es sich an, diese gleichzeitig über "Bearbeitung abschließen" freizugeben. Hierbei ist ebenfalls zu beachten, dass bei allen freizugebenen Dateien die Pflichtfelder ausgefüllt sein müssen, ehe diese in der Dateiübersicht ausgewählt werden können.

Zurückziehen

Das Zurückziehen einer Datei hat zur Folge, dass die Freigabe dieser Datei vollständig rückgängig gemacht wird und die entsprechende Datei für Außenstehende nicht mehr weiter sichtbar ist. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Workflow" "Zurückziehen" um die gewünschte Datei zurückziehen zu können.

Wenn Sie mit dem Inhalt einer noch unveröffentlichten Datei unzufrieden sind und hier ebenfalls auf "Zurückziehen" gehen, erreichen Sie so eine Deaktivierung der betreffenden Datei.

Verwerfen

Um eine Datei, welche Sie erneut bearbeitet und noch nicht wieder freigegeben haben, wieder auf ihren vorrherigen Stand der letzten Freigabe zurückzuversetzen, gehen Sie unter "Workflow" auf "Verwerfen" umd die aktuelle Dateiversion zu verwerfen und wieder auf den letztmaligen freigegebenen Stand zu bringen.