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Dateiverwaltung

Häufig genutzte Workflowaktionen

Freigeben

Die Freigabe einer Datei bedeutet, sie auch für die Außenwelt sichtbar zu machen. Um eine einzelne Datei freizugeben gehen Sie wie folgt vor:

Die Freigabe einer Datei bedeutet, sie auch für die Außenwelt sichtbar zu machen. Um dies zu erreichen, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Wählen Sie die gewünschte Datei aus und gehen Sie über den Menüpunkt "Workflow". Darunter finden Sie "Freigeben" womit sie die ausgewählte Datei freigeben können. Bitte Beachten Sie hierbei, dass Sie die erforderlichen Pflichtfelder der ausgewählten Datei ausgefüllt haben müssen, bevor diese für eine Freigabe zur Verfügung steht.

Wenn Sie mehrere Dateien freigeben möchten, bietet es sich an, diese gleichzeitig über "Bearbeitung abschließen" freizugeben. Hierbei ist ebenfalls zu beachten, dass bei allen freizugebenen Dateien die Pflichtfelder ausgefüllt sein müssen, ehe diese in der Dateiübersicht ausgewählt werden können.

Eine weitere Möglichkeit der Freigabe ist die über die Workflowaktion "Geben" (siehe unten). Hierbei wird die Datei an eine andere Person bzw. Personengruppe übergeben.

Zurückziehen

Das Zurückziehen einer Datei hat zur Folge, dass die Freigabe dieser Datei vollständig rückgängig gemacht wird und die entsprechende Datei für Außenwelt nicht mehr weiter sichtbar ist. Wählen Sie unter dem Menüpunkt "Workflow" "Zurückziehen" um die gewünschte Datei zurückzuziehen.

Wenn Sie mit dem Inhalt einer noch unveröffentlichten Datei unzufrieden sind und hier ebenfalls auf "Zurückziehen" gehen, erreichen Sie so eine Deaktivierung der betreffenden Datei.

Verwerfen

Um eine Datei, welche Sie erneut bearbeitet und noch nicht wieder freigegeben haben, wieder auf ihren vorrherigen Stand der letzten Freigabe zurückzuversetzen, gehen Sie unter "Workflow" auf "Verwerfen" umd die aktuelle Dateiversion zu verwerfen und wieder auf den letztmaligen freigegebenen Stand zu bringen.

 

Weitere genutzte Workflowaktionen

Bearbeiten

Wenn Sie eine Arbeitsversion zu einer Datei erstellen wollen können Sie die Workflowaktion Bearbeiten nutzen. Da die Bearbeitung eines Feldes einer Datei ohne Arbeitsversion allerdings implizit die Workflowaktion Bearbeiten ausführt, wird diese Funktion selten explizit benötigt.

Diese Workflowaktion wird benötigt um deaktivierte Dateien wieder in Bearbeitung zu nehmen.

Übernehmen

Die Workflowaktion übernehmen dient dazu, Arbeitsversionen anderer Nutzer zu übernehmen und weiter zu bearbeiten. Beim Versuch der Bearbeitung einer Arbeitsversion eines anderen Benutzers erscheint eine Meldung. Bestätigung dieser Meldung führt dazu, dass implizit die Aktion Übernehmen ausgeführt wird.

Geben

Es ist möglich, eine Arbeitsversion einer Datei an einen anderen Nutzer abzugeben. Dies erfolgt über die Workflowaktion Geben. Hier kann dann eine Nutzergruppe oder ein Nutzer ausgewählt werden. Dadurch kann die Datei nur noch durch den/die Nutzer welche die Arbeitsverion übergeben bekommen haben freigegeben werden.