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Datenschutzerklärung

Jeder Auftritt sollte über eine Datenschutzerklärung verfügen.

Analog zum Impressum gibt es in Fiona zwei Möglichkeiten:

  1. Das Nutzen einer Standard-Datenschutzerklärung
    Diese hat das ITMC mit dem Referat 1 und dem Datenschutzbeauftragen abgestimmt.
    Sie wird in Hinsicht auf die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt, aktualisiert. Ab Mai 2018 muss zusätzlich zu der Standard-Datenschutzerklärung ein Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für jeden Auftritt eingetragen werden. Dies ist die Leiterin/der Leiter der Einrichtung oder die Dekanin/der Dekan der Fakultät.
    Für Fiona-Auftritte, die "nur" normale Inhalte und keine weiteren Applikationen oder Tools nutzen, empfiehlt sich dieses Modell.
  2. Das Nutzen einer auftrittsspezifischen Datenschutzerklärung
    Der Inhalt kann komplett eigenständig bestimmt werden - sollte aber den rechtlichen Vorgaben entsprechen. Dies ist eigenständig abzuklären.
    Wer besondere Anwendungen oder Webanalyse-Tools im Einsatz hat, bei denen Daten verwertet, gespeichert oder erhoben werden, sollte eine eigene Datenschutzerklärung erstellen oder die Standard-Erklärung um eigenen Inhalt erweitern. Beispiele wären Praktikumsanmeldungen oder Google Analytics.

In beiden Fällen gilt: Jeder Webadministrator bzw. inhaltlich Verantwortlicher eines Auftritts ist selbst verantwortlich dafür, dass die Datenschutzerklärung dieses Auftritts eingehalten wird!

Einbindung der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung liegt im Systemordner des Auftritts und wird per Konfigurationstemplate in die Fußzeile jeder Seite eingebunden.

Sie können Ihre Datenschutzerklärung schnell finden: In der Fußzeile Ihres Auftritts den Link "Datenschutzerklärung" anklicken.

Der Linktext im Deutschen lautet "Datenschutzerklärung", im Englischen "Privacy Policy". Da die Datenschutzerklärung nur in Deutsch vorliegt, wird in der englischen Fußzeile auf das deutsche Exemplar im deutschen Systemverzeichnis verwiesen.

  1. Standard-Datenschutzerklärung
    von der Vorlage "Impressum oder Datenschutzerklärung (udo_Impressum)"
    und enthält alle Einträge der zentralen Vorlage "/Medienpool/Dokumente/datenschutzerklaerung_tu"
    Sollte die zentrale Vorlage einmal verändert werden, wird sich auch jede Datenschutzerklärung ändern, die diese eingebunden hat. Darauf würden wir per Fiona-Webadmin-Mailingliste hinweisen.
    Weitere Angaben sind im Feld "Inhalt" auftrittspezifisch möglich.
  2. Auftrittsspezifische Datenschutzerklärung
    Liegt meist als gewöhnliche Fiona-Seite (Vorlage: "Allgemeiner Inhaltsordner" oder Vorlage: "Impressum oder Datenschutzerklärung") im Systemverzeichnis.
    Inhalt kann wie bei allen normalen Seiten per Editor gepflegt werden.

Unterauftritte

Bei Unterauftritten wird im Standard auf die Datenschutzerklärung im jeweiligen Hauptauftritt verlinkt, einige haben jedoch auch eine eigene Datenschutzerklärung.
Bitte überprüfen Sie dies anlässlich der neuen DSGVO.

Wechsel von der Standard-Erklärung auf eine auftrittsspezifische Erklärung

Falls Sie eine auftrittsspezifische Datenschutzerklärung wünschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie mit Ihrem Webadmin-Account (c1u...) in ihrem Systemverzeichnis zur Datenschutzerklärung.
    Vorlage: "Impressum oder Datenschutzerklärung (udo_Impressum)".
    Dateiname: "datenschutzerklaerung", ggf. privacypolicy
    Titel: "Datenschutzerklärung"
    Sortierschlüssel: "998"
    (Werte könnten auch anders sein - erleichtern und beschleunigen so aber im Zweifelsfalle den Support vom ITMC)
  2. Entfernen Sie aus dem Impressumslink den Link auf: "/Medienpool/Dokumente/datenschutzerklaerung_tu" (Hiermit entfernen Sie die zentralen Inhalte aus Ihrem Dokument)
    Gewünschten Inhalt eingeben und Seite freigeben.

Ergänzen der Standard-Erklärung um einen eigenen Verantwortlichen

Falls Sie die zentrale Datenschutzerklärung nutzen und lediglich um eigene Inhalte ergänzen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie mit Ihrem Webadmin-Account (c1u...) in ihrem Systemverzeichnis zur Datenschutzerklärung.
    Vorlage: "Impressum oder Datenschutzerklärung (udo_Impressum)".
    Dateiname: "datenschutzerklaerung", ggf. privacypolicy
    Titel: "Datenschutzerklärung"
    Sortierschlüssel: "998"
    (Werte könnten auch anders sein - erleichtern und beschleunigen so aber im Zweifelsfalle den Support vom ITMC)
  2. In das normale Inhaltsfeld den gewünschten Inhalt eingeben und Seite freigeben.
    Der Inhalt wird dann unterhalb angefügt.

Wechsel von einer auftrittsspezifischen Erklärung auf die Standard-Erklärung

Falls Sie eine auftrittsspezifische Datenschutzerklärung haben und nun auf die Standarderklärung wechseln möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Falls nicht vorhanden, legen Sie mit Ihrem Webadmin-Account in ihrem Systemverzeichnis eine neues Dokument an:
    Vorlage: "Impressum oder Datenschutzerklärung (udo_Impressum)"
    Dateiname: "datenschutzerklaerung", ggf. privacypolicy
    Titel: "Datenschutzerklärung"
    Sortierschlüssel: "998"
    (Werte könnten auch anders sein - erleichtern und beschleunigen so aber im Zweifelsfalle den Support vom ITMC)
    Impressumslink: "/Medienpool/Dokumente/datenschutzerklaerung_tu" (Hiermit "beamen" Sie die zentralen Inhalte in Ihr Dokument)
  2. Ergänzen Sie unter "Inhalt" die Angaben zu Ihrem Auftritt, z.B. einen inhaltlich Verantwortlichen und geben Sie die Seite frei
  3. Mail an unseren Fiona-Support über den Servicedesk. Dabei bitte das Auftrittskürzel und Ihr Begehr angeben. Pfad auf die einzubindende Datenschutzerklärung und den Sprachbaum, in den diese eingebunden werden soll, nicht vergessen.
    Wie bei allen wesentlichen Änderungen eines Auftritts wird auch diese nur nach Anforderung durch einen bei uns für den Auftritt registrierten Fiona-Webadmin durchgeführt.