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Wozu ein CMS?

Diese Seite vergleicht, wie ein Internetauftritt mit bzw. ohne CMS gepflegt werden kann. Sie zeigt grundlegende Eigenschaften von Content Management Systemen und speziell des CMS Fiona auf.

Internetauftritt ohne CMS

CMS-Grafiken1: Redakteure geben Inhalte an Webadministrator, dieser pflegt sie in die Webseite ein.Ein guter und aktueller Internetauftritt ist für viele unerlässlich. Die Pflege eines Auftritts „per Hand“ kann jedoch viel Arbeit bedeuten. Um eine Seite neu zu schreiben oder zu bearbeiten muss der Redakteur sich nicht nur mit den Inhalten der Seite auseinandersetzen sondern auch mit der technischen Umsetzung – er benötigt html- und css-Kenntnisse.

Damit eine neue Seite im Auftritt auch sichtbar ist, muss sie verlinkt oder in die Navigation eingebaut werden. Wiederum sind html-Kenntnisse erforderlich. Soll auf der Startseite ein kurzer aktueller Hinweis untergebracht werden, so müssen doch die html-Struktur und das Layout der ganzen Seite verstanden sein. Sonst kann es geschehen, dass ganze Bereiche verschoben werden und die Seite plötzlich ganz unansehnlich wird.

Häufig arbeiten deshalb 2 Personen an derselben Seite: Der Redakteur, der die Inhalte vorgibt und der Webexperte, der diese Inhalte in die richtige technische Form bringt. Ob die Kommunikation per E-Mail, mündlich oder per Fax stattfindet – sie ist immer fehleranfällig, nicht immer versteht der Webexperte, was der Redakteur eingetragen haben möchte.

Internetauftritt mit CMS

CMS-Grafiken: Redakteure pflegen Inhalte, Webadministrator pflegt Templates und LayoutContent Management Systeme – genauer gesagt Web Content Management Systeme vereinfachen die Arbeiten sehr. Es gibt Hunderte von Systemen - im Folgenden werden Features beschrieben, die viele CMS auszeichnen:

Trennung von Layout und Inhalt

Das Layout wird über Templates mit „Platzhaltern“ für die Inhalte definiert. Wie zuvor ist also ein Webexperte an der Arbeit – Er definiert jedoch einmal eine Vorlage, die dann vielfach durch die Redakteure genutzt werden kann. Der Redakteur fügt seine Inhalte dann per Editor ein.

Arbeitsoberfläche

Die meisten Systeme verfügen über eine Arbeitsoberfläche, die es ermöglicht, neue Seiten anzulegen und Navigationseinträge erstellen zu lassen. Die Inhalte können meist über WYSIWYG-Editoren bearbeitet werden, die eine grafische Oberfläche vergleichbar zu Office-Software haben.

Navigation

Die Navigation wird automatisch erstellt. Es ist häufig auch möglich, eine Sitemap generieren zu lassen.

Linkkonsistenz

Die Verlinkungen innerhalb des CMS bleibt konsistent. Wird eine Seite verschoben, so ändern sich auch die darauf zeigenden Links. Eine verlinkte Seite kann entweder nicht gelöscht werden oder der Link wird deaktiviert.

Permanente Aktualität der Information

Durch administrative Oberflächen ist es einfacher, den gesamten Auftritt zu überblicken und beispielsweise zu sehen, ob und wo eine Seite verlinkt ist. Es ist erkennbar, wie alt eine Seite ist. Wenn ein Inhalt nur für eine bestimmte Zeit online sein soll, so lassen sich Gültigkeitszeiträume angeben.

Keine tiefergehenden HTML-Kenntnisse für den Online-Redakteur erforderlich

Durch das Arbeiten mit Arbeitsoberflächen und Editor sind keine großen Programmierkenntnisse erforderlich. Im Einzelfall kann eine Grundkenntnis von html und css sinnvoll sein, sind aber keine Voraussetzung.

Check der zu veröffentlichenden Seiten durch einen Workflow

Seiten können von mehreren Redakteuren (nacheinander) bearbeitet oder gegengelesen werden. So fallen Tippfehler oder Ungenauigkeiten auf. Auch ein Einzelner kann seine Arbeit auf 2 Schritte aufteilen: Redaktion und Freigabe.

Strukturierte Inhalte und Übersichten

Ein großer Vorteil von Content Management Systemen ist die Möglichkeit, Inhalte zu strukturieren und daraus verschiedene Übersichten zu generieren.

Strukturierter Inhalt bedeutet, dass der Inhalt der Seite aus mehreren Elementen besteht. Beispielsweise eine Seite mit einem Veranstaltungshinweis. Dort sind in der Regel mindestens die folgenden Daten angegeben: Veranstaltungstitel, Kurzbeschreibung, Datum und Ort, häufig noch eine ausführlichere Beschreibung oder Vorstellung des Referenten.

Ein CMS ermöglicht, diese Daten getrennt zu erfassen und nicht nur eine ausführliche Seite zu dieser Veranstaltung zu generieren, sondern auch Übersichten zusammenzustellen – beispielsweise alle Veranstaltungen des nächsten Monats, oder ein Rückblick auf die Veranstaltungen des letzten Semesters. Oder auch die nächsten 3 Veranstaltungen direkt auf der Startseite nach Datum sortiert erscheinen zu lassen.

Weitere Vorteile der getrennten Erfassung:

  • der Redakteur hat eine schnelle Übersicht, welche Daten schon eingetragen sind und welche noch fehlen
  • Es ist möglich, Pflichtfelder zu definieren
  • alle Veranstaltungen erscheinen in einem einheitlichen Erscheinungsbild

Einfachheit für Viele, Komplexität für Einige

Diese Vereinfachungen und neuen Möglichkeiten für den Redakteur haben im Hintergrund ihren Preis. Je einfacher das System für den Redakteur zu benutzen ist, desto höher ist die Komplexität im Hintergrund. Ein CMS zu installieren ist noch ein vergleichsweise geringer Aufwand. Die laufende Administration kann je nach CMS schon mehr Aufwand sein. Wenn die Wünsche nicht ganz bescheiden sind, wird die Anpassung des CMS an die eigenen Bedürfnisse und an das eigene Layout ein nicht zu unterschätzender Aufwand sein.

ITMC

Das ITMC gibt hier Hilfestellung: Es stellt das CMS Fiona zur Verfügung

Eigenschaften Fiona

  • Kauf-Software, unbegrenzte User-Lizenz ist vorhanden
  • Trennung zwischen Redaktions- und Onlinesystem
  • Redaktionssystem zentral im ITMC gehostet und administriert
  • Programmierung durch Webteam im ITMC
  • Stetige Weiterentwicklung des Systems und der Programmierung
  • eigener Webserver, virtuell im ITMC oder eigenständiger Betrieb
  • eigener Web-Administrator sinnvoll, z. B. für Redakteursunterstützung und Accountmanagement
  • Trennung von Inhalt und Layout
  • Intuitiv bedienbare Arbeitsoberflächen mit verschiedenen Views: Baumansicht, redaktionierbare Vorschau, echte Browser-Vorschau
    Screenshots
  • Redaktionsoberfläche ist Browseranwendung mit Java-Plugin
  • WYSIWYG-Editor
  • Workflow
  • Linkkonsistenz
  • Viele Inhaltsübersichten vorhanden: Aktuelle Meldungen, Veranstaltungen, Mitarbeiter, Downloadseiten – weitere in Planung
  • Automatischer Aufbau der Navigation
  • Sitemap
  • Gültigkeitszeiträume von Seiten
  • geschützte Bereiche möglich, Verwendung von htaccess
  • Mehrfachverwendung von Seiten möglich


Nebeninhalt

Kontakt

Sabine Hüser
Projektleitung Fiona